Nota fiscal emitida indevidamente no seu CNPJ: o que fazer

Descobrir uma NF-e, CT-e ou NFS-e emitida contra o seu CNPJ sem que a sua empresa tenha feito a compra, contratado o serviço ou solicitado o transporte é mais comum do que parece — e nem sempre é só um erro de digitação. Em alguns casos, é uso indevido do CNPJ, seja por fraude direta, seja por outra empresa usando dados errados de cadastro.

Como uma nota indevida chega a ser emitida

Existem alguns cenários típicos: erro de digitação do CNPJ por parte de quem emite (trocando um número por outro CNPJ parecido), cadastro desatualizado num sistema de terceiros, ou, no cenário mais grave, alguém emitindo notas fiscais fraudulentas usando o CNPJ de uma empresa real pra simular operações que nunca aconteceram — geralmente como parte de esquemas de sonegação fiscal ou lavagem de nota.

Os riscos de ignorar (ou não perceber) uma nota indevida

1. Responsabilidade fiscal: notas vinculadas ao seu CNPJ podem impactar sua apuração de impostos e obrigações acessórias, mesmo que você não tenha participado da operação.
2. Problemas em auditorias e fiscalizações: divergências entre o que a empresa realmente movimentou e o que consta no seu histórico fiscal levantam bandeiras vermelhas.
3. Exposição a esquemas de terceiros: seu CNPJ pode estar sendo usado, sem o seu conhecimento, como parte de uma cadeia de fraude fiscal — o que pode gerar questionamentos da Receita Federal mesmo sem culpa da sua empresa.

Sinais de que algo está errado

Fique atento a notas de fornecedores que você não reconhece, valores incompatíveis com qualquer operação real da empresa, produtos ou serviços que não fazem sentido pro seu ramo de atividade, ou o mesmo CNPJ de destinatário aparecendo em notas de emitentes completamente desconhecidos entre si, em curto espaço de tempo.

O que fazer ao encontrar uma nota indevida

1. Registre a manifestação do destinatário como desconhecimento da operação, dentro do prazo disponível — esse é o passo mais importante e o que mais depende de descobrir a nota rápido.
2. Contate o emitente, se for identificável, pra entender se foi erro ou solicitar o cancelamento.
3. Formalize a situação com o seu contador, que pode orientar sobre eventuais impactos na apuração de impostos e, se necessário, sobre como levar o caso à SEFAZ ou à Receita Federal.
4. Guarde registros de toda a consulta e comunicação, como prova de que a empresa agiu assim que identificou o problema.

A defesa mais eficaz é descobrir rápido

Todos esses passos dependem de uma coisa em comum: descobrir a nota indevida o quanto antes, de preferência no mesmo dia em que ela é emitida — não semanas depois, quando os prazos de manifestação e cancelamento já passaram. É esse o papel do Luzati: monitoramento automático de NF-e, CT-e e NFS-e emitidos contra o seu CNPJ, com aviso por e-mail assim que um novo documento aparece, usando o certificado digital que a sua empresa já tem. Faça o teste gratuito de sete dias e tenha esse alerta funcionando pra você.